No 21 st século, ética empresarial não é um “bom ter”, mas uma “necessidade de ter” em organizações de todos os tamanhos. O público exige que as empresas mantenham altos padrões éticos e demonstre que se preocupam mais do que nunca com o modo como o público percebe suas ações. Isso significa que a ética deve se tornar uma prioridade e recursos significativos dedicados a ela. No entanto, para muitos, por onde começar é um desafio. Embora todos tenhamos uma bússola ética, ela pode ser apontada em uma direção positiva para toda uma organização? Garantir que os funcionários sigam um código ético é uma parte disso, mas e os terceiros com quem você trabalha? Você pode ter certeza de que sabe o suficiente sobre eles? Você tem certeza de que eles estão cumprindo os padrões éticos que você definiu para sua organização?
Abaixo estão algumas grades de proteção para ajudar a garantir que seu programa de due diligence seja robusto o suficiente para evitar as armadilhas de ter parceiros de negócios antiéticos.
- Uma abordagem equilibrada da due diligence
A base de qualquer processo de due diligence é uma abordagem baseada em risco. Isso permite que as empresas concentrem efetivamente seus esforços, recursos e orçamento nas áreas que apresentam maior risco potencial. Eles precisam encontrar o equilíbrio entre “baixo cumprimento” e gastos excessivos em um programa de due diligence. Um bom programa abrange adequadamente os diferentes riscos apresentados por diversos locais, o que é uma questão importante para empresas internacionais.
Uma demanda constante em quase todos os regimes regulatórios e de conformidade é por due diligence “adequada”. O que é adequado para uma empresa pode ser um exagero para outra. No entanto, o estabelecimento de um nível fundamental de due diligence – onde todos os terceiros estão sujeitos ao mesmo amplo espectro de due diligence – pode ajudar a formar uma forte defesa quando surgem situações potencialmente antiéticas. Combine isso com uma abordagem rigorosa para manter registros para mostrar o que era conhecido quando, como as decisões foram tomadas, as etapas para corrigir, etc.
Outra parte vital da implementação de um programa de due diligence e conformidade é o envolvimento dos funcionários. Uma abordagem de cima para baixo é a única opção. Os mais altos escalões da gerência devem ser vistos – e de fato realmente estar – comprando e encaminhando o processo de conformidade. Sem isso, será quase impossível garantir que todos os funcionários estejam cientes de suas responsabilidades. Em um setor com uma força de trabalho diversificada, espalhada por vários e vastos locais, é vital obter um gerente local na África Ocidental para ver a importância da devida diligência e conformidade da mesma maneira que um executivo de alto nível em Nova York. A importância colocada na conformidade deve ser a mesma globalmente.
2. Os efeitos da implantação de um forte programa de due diligence
Com muita frequência, a due diligence é vista como uma barreira para os negócios, mas isso não precisa ser o caso. Feito corretamente, pode aumentar a transparência dos negócios, fortalecer o relacionamento com fornecedores e até potencialmente gerar eficiência de custos em uma cadeia de suprimentos. Sim, haverá algumas implicações de custo, mas elas tendem a exibir benefícios reais para uma empresa.
Realizar a due diligence em um estágio inicial de integração de um novo parceiro de negócios pode economizar muito tempo e dinheiro, pois isso evita a entrada em qualquer relacionamento comercial comprometedor – é sempre mais difícil sair de um relacionamento ruim do que não se envolver. em primeiro lugar. Estender o processo para incluir mudanças contínuas de monitoramento no status de um parceiro, como monitorar conexões governamentais ou relatórios de mídia adversos, também pode ajudar a identificar preventivamente os problemas antes que eles se tornem problemas reais.
Por exemplo, hoje em dia, um parceiro de negócios pode ser confiável, mas e se eles, consciente ou inconscientemente, se envolverem no uso de trabalho escravo ou se alguém da organização aceitar suborno em nome de um colega / concorrente com o qual eles também trabalham? O conhecimento de incidentes como esses antes que eles tenham algum impacto nos seus negócios é fundamental. Só porque você trabalha com alguém há anos, não significa que você não deva dar uma olhada nele periodicamente.
Programas de due diligence mal implementados podem esgotar os recursos, desviar a atenção das principais funções de negócios e criar uma impressão negativa de uma unidade de negócios que gasta apenas dinheiro sem criar nada. Certamente é um equilíbrio. Ao automatizar a parte pesada do processo, uma empresa pode atribuir recursos para procurar apenas onde é necessário – áreas de maior risco potencial ou incidentes de risco reais. Isso remove o elemento não conforme do processo e libera recursos para se concentrar em áreas de maior risco.
3. Uma forte base ética
Realizar a devida diligência não se trata apenas de um exercício de verificação de caixa conduzido por conformidade, nem de simplesmente procurar “os bandidos”. Trata-se de criar informações mais fortes e mais acionáveis sobre parceiros de negócios, clientes, clientes e muito mais. Use essas informações para entender e interagir melhor com esses terceiros. Ao fazer isso, uma empresa pode identificar possíveis áreas de risco e também destacar os pontos fortes de sua cadeia de suprimentos. Uma empresa com um forte programa de due diligence é capaz de ajudar a provar que tomou medidas fortes para:
- Erradicar o suborno e a corrupção de seus negócios
- Trabalhar para erradicar a escravidão e o tráfico de seus negócios
- Avançar para um modelo que não financia o terrorismo ou, inadvertidamente, apóia a lavagem de dinheiro
Manter altos padrões éticos e manter a empresa fora dos ciclos de notícias negativas são de suma importância. Numa época em que as empresas estão sob crescente escrutínio e pressão dos consumidores, um forte programa de due diligence pode eliminar o tipo de organização que uma empresa realmente deve evitar como parceira.